In dit artikel leg ik u uit hoe én wanneer u een correcte factuur dient op te maken. Het is namelijk van groot belang dat u de juiste gegevens vermeldt en dat u uw factuur tijdig verstuurt naar uw klanten.
Welke gegevens dienen er op een factuur te staan?
- De factuurdatum
- Factuurnummer (doorlopende nummering)
- De leveringsdatum
- Uw eigen gegevens: volledige naam (bij een vennootschap is dit de vennootschapsnaam met vermelding van de rechtsvorm, VOF, BVBA, NV, etc…) en adres
- Ondernemingsnummer (0123.456.789) / BTW- nummer (BTW BE 0123.456.789). Het btw- nummer is het ondernemingsnummer met het voorvoegsel BE. Indien u btw- plichtig bent volstaat het enkel het btw-nummer te vermelden.
- Klantengegevens: Volledige naam, adres, BTW-nummer
- RPR (rechtspersonenregister, enkel voor vennootschappen) gevolgd door de plaats van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen uw vennootschap haar maatschappelijke zetel heeft , bv. ‘RPR Gent’.
- Bankrekeningnummer (bijvoorkeur uw IBAN – en BIC-code vermelden, IBAN- en BIC- code zijn verplicht te vermelden vanaf 1 februari 2014, http://www.ibanbic.be/).
- Omschrijving van de verkocht goederen of de werken/ diensten (men mag verwijzen naar de offerte).
- Het bedrag waarop de BTW verschuldigd is. Men mag dus geen facturen opmaken waarbij de btw inclusief is.
- De eenheidsprijs: prijs per stuk, per uur. In geval van een vaste prijs voor een bepaald werk, is de overeengekomen prijs de eenheidsprijs.
- Eventuele kortingen voor bv. contante betalingen. Op deze kortingen hoeft men nooit btw aan te rekenen.
- Het toepasselijke btw-tarief of de reden van niet-vermelding van het btw-bedrag .
Vanaf 2013 wordt de vermelding “BTW te voldoen door medecontractant, KB nr1, art.20” vervangen door “BTW verlegd, art. 5 , ontwerp KB nr. 1”.
Voor intracommunautaire leveringen (verkoop van goederen met als bestemming een btw-plichtige klant in een andere lidstaat) blijft de vermelding “Vrij van btw, intracommunautaire levering art. 39bis W. Btw”.
Voor intracommunautaire diensten (u verricht een dienst voor een btw-plichtige klant in een andere lidstaat van de Europese Unie) volstaat vanaf 2013 de vermelding “BTW verlegd” (frans: autoliquidation, engels: reverse charge).
Wat is er veranderd er vanaf 2013?
Naast de factuurdatum komt er verplicht een leveringsdatum op de factuur:
- Bij diensten wordt dit de einddatum van de werken/ diensten;
- Bij goederen, de datum waarop de ze geleverd worden;
- Indien u het transport verzorgt, dan wordt dit de datum van het vertrek van de goederen.
Het systematisch factureren gedurende de eerste dagen van de volgende maand, om zo uw btw in een latere aangifte te moeten doorstorten wordt bij deze onmogelijk gemaakt. Het is immers niet de factuurdatum, maar wel de leveringsdatum die bepaalt wanneer de btw verschuldigd is.
Voorbeeld: U levert goederen op 25 juni en maakt de factuur op 14 juli. Deze factuur dient opgenomen te worden in de btw- aangifte van het tweede kwartaal (april – juni) . De goederen werden immers in juni geleverd. De btw moet uiterlijk op 20 juli doorgestort worden.
Gevolgen van een incorrecte factuur voor de BTW?
Voor uzelf: Indien verplichte btw-vermeldingen ontbreken op de factuur, dan kan u een boete tot maximaal 200% van de verschuldigde btw opleggen, met daarbovenop een administratieve boete (tarieven zie lager).
Voor uw klanten: Bij een zogenaamde onregelmatige factuur is de btw in principe niet recupereerbaar.
Tegen wanneer moet men ten laatste gefactureerd hebben?
Vanaf 2013 is dit uiterlijk op de vijftiende kalenderdag van de maand die volgt na de maand waarin de goederen geleverd werden of het werk/de dienst voltooid werd.
Eén maal per kwartaal factureren is dus niet correct. Uw facturen één maal per maand opmaken is in orde voor de BTW, zolang u dit maar ten laatste doet op de vijftiende dag van de maand die volgt.
Let op! Indien door een al dan niet bewuste laattijdige facturering, de factuur opgenomen wordt in een latere btw- aangifte, dan kan u bij een btw- controle een boete opgelegd worden tot 20% van de verschuldigde btw, vermeerderd met nalatigheidsinteresten (0,8% per maand). Per laattijdig opgemaakte factuur kan de BTW u ook nog een administratieve geldboete opleggen.
Per factuur geldt het volgende boetetarief:
- Eerste overtreding : € 50 met een maximum van € 500
- Tweede overtreding:: € 125 met een maximum van € 1250 van
- volgende overtredingen: € 250 met een maximum € 5000
